云辦公工具：哪個適合你？

許多公司正在部署云軟件，但是很少有公司做好了將他們熟悉的本地工具徹底向云計算遷移的準備。

紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館首席技術(shù)官Juan Montes稱，現(xiàn)代藝術(shù)博物館在去年6月份開始向云遷移，當時該博物館將本地電子郵件系統(tǒng)更換為谷歌基于云的Gmail和Calendar。他表示，隨著員工對云計算概念越來越熟悉，他看到員工們開始使用其它基于云的生產(chǎn)力應(yīng)用。

Montes稱：“谷歌的協(xié)作工具開始被廣泛部署，它們是許多東西的混合體。我看到員工將微軟的Office文檔放在谷歌上在公司內(nèi)部或外部進行共享與協(xié)作。”

Montes稱，基于云的軟件在他的公司中擁有很強的基礎(chǔ)。但是他仍然沒有為將個人生產(chǎn)力應(yīng)用徹底遷到云上做好準備。為什么呢?

他稱，盡管某些基于云的應(yīng)用在一些員工中非常受歡迎，但是他并不認為個人云生產(chǎn)力工具已經(jīng)為向云遷移做好了準備。他仍然對兼容性和安全性存在疑問，尤其是當與其他公司的員工共享文件時的兼容性。他想知道云解決方案是否真的擁有了與本地安裝的微軟Word、PowerPoint和Excel一樣的功能和特點。

逐漸向云遷移

Hendrick 汽車集團近期將其本地的電子郵件系統(tǒng)更換為微軟基于云的辦公套件Office 365。

集團IT主管Robert Taylor稱，目前他還沒有最終的數(shù)據(jù)可以確定在固定成本　方面，云是否比本地軟件更為便宜。不過，他認為兩者在成本上肯定存在差別。

他表示，在20名IT員工如何花費工作時間方面這一舉措將存在重大優(yōu)勢。“因為即使業(yè)務(wù)增長我們也不需要雇用額外的IT員工。我們能夠重新分配這些人力資源去開發(fā)其它的應(yīng)用以支持公司的核心業(yè)務(wù)。”

Taylor稱，公司的7000名員工對于更換為新的基于云的電子郵件系統(tǒng)沒有任何疑問。早在七年前，公司就已經(jīng)將他們的銷售終端遷移到了云上，因此許多員工已經(jīng)熟悉了云概念。Taylor稱，他部署Office 365的原因是因為員工們已經(jīng)知道了如何使用微軟的應(yīng)用。

Taylor稱他喜歡將更多的Hendrick 汽車集團的辦公應(yīng)用套件遷移到云上，之所以沒有這么做是因為公司針對行業(yè)的應(yīng)用目前還存在問題。

但是他并不認為這些問題將永遠存在。他稱，他認為隨著廠商開始關(guān)注如何讓這些應(yīng)用在一起無縫工作，這些應(yīng)用未來都將會遷移到云上。

　　多數(shù)商家都在考慮向云計算遷移

Taylor和Montes是眾多權(quán)衡云計算優(yōu)勢與劣勢的IT主管中的一員。尤其，在涉及個人生產(chǎn)力工具方面，因為個人生產(chǎn)力工具傳統(tǒng)上與本地微軟Office套件近乎同義。對于大多數(shù)員工來說，Word、Excel和PowerPoint是使用最為熟練的工具。這一產(chǎn)品的普及率令人感到吃驚。在2009年，市場研究公司Forrester Research調(diào)查發(fā)現(xiàn)，89%的企業(yè)客戶在員工生產(chǎn)力和協(xié)作方面使用某一版本的微軟Office。

分析師稱，隨著云計算逐漸被個人和專業(yè)人士所使用，越來越多的IT主管開始反問自己一個問題，基于云的生產(chǎn)力與協(xié)作工具是否是未來發(fā)展之路。

在2011年的一份Forrester觀察中，F(xiàn)orrester對150名IT決策者進行了調(diào)查。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這150名IT決策者都支持使用某一版本的微軟Office。其中72%的受訪者開始考慮基于云的應(yīng)用。更具體的說，3%的受訪者正在開始部署或是已經(jīng)部署了基于Web的Office工具的替代工具，如谷歌的Docs或 Zoho。15%的受訪者正在嘗試或測試。10%的受訪者正在積極關(guān)注，44%的受訪者表示對此很感興趣。

總部位于美國康涅狄格州斯坦福德市的信息服務(wù)集團(ISG)的分析師Stanton Jones 稱：“許多人都在問這類問題，但是我認為公司需要花上數(shù)年時間才能解決。”

總經(jīng)理兼首席技術(shù)官Randi Levin稱，洛杉磯市也在兩年前將其本地電子郵件系統(tǒng)更換為了Gmail，這一舉措每年在軟件、硬件與支持成本方面可以節(jié)約大約100萬美元。

目前除了警察局外，洛杉磯市所有部門共有17000名用戶正在使用Gmail。

Levin稱，洛杉磯之所以選擇Gmail是為了節(jié)約成本，因為如果在云上運行那么就不需要再為此支出費用。她稱，IT部門與用戶已經(jīng)充分地認識到了向云上遷移的好處。

Levin稱，許多職員已經(jīng)喜歡上了這一事實，即他們目前能夠通過自己的設(shè)備，無論是智能手機、平板電腦還是傳統(tǒng)的臺式機，都可以訪問電子郵件。IT員工發(fā)現(xiàn)災難恢復系統(tǒng)已經(jīng)成為了整個解決方案的一部分，而不是像以前那樣是一個孤立的部分。IT員工可以將其資源與精力從支持和升級電子郵件系統(tǒng)中抽出來，因為Gmail幾乎不再需要提供支持。

考慮帶寬與易用性因素

Montes稱，現(xiàn)代藝術(shù)博物館轉(zhuǎn)向云的原因是：在提供了更強的可擴展性、存儲與冗余的同時，云還可提供更為廉價且更易維護的應(yīng)用。員工們更容易在移動中訪問所需應(yīng)用。

有了這些優(yōu)勢，加之員工對基于云的工具日益熟悉使得Montes考慮是否更為正式地支持更多生產(chǎn)力應(yīng)用向云上遷移。他稱，他在關(guān)注Office 365和谷歌Apps。他已經(jīng)對博物館的網(wǎng)絡(luò)進行了評估以確保這足夠的帶寬支持這些基于云的應(yīng)用，以防止出現(xiàn)任何延遲。

他稱，他正在考慮如何讓員工更好的使用這些基于云的日常應(yīng)用，以及這些基于云的應(yīng)用是否在功能上真的能夠與本地版本相媲美。

Appirio公司云部署副總裁Glenn Oclassen稱，許多公司正在面臨同樣的兩難處境。Appirio公司總部位于加州圣馬特奧市，其曾經(jīng)幫助紐約現(xiàn)代藝術(shù)博物館向云遷移。

“我們都花了很長時間才習慣了微軟的Office產(chǎn)品。我們不僅習慣了它，它也成為了衡量個人生產(chǎn)力的標準。有了云解決方案，你將忘記許多代表個人生產(chǎn)力程度的行為。”

例如，為了升級，IT部門必須要讓員工停止收發(fā)電子郵件，員工也不需要學習如何在同一文檔上同步工作，因為將出現(xiàn)更為高效和有效的協(xié)作方式。Oclassen稱，畢竟這類高效協(xié)作是云的主要優(yōu)勢之一。

他稱：“這些程序的調(diào)整將是更大的挑戰(zhàn)。”

Oclassen稱，公司必須還要培訓員工如何使用云工具，以及如何調(diào)整工作程序和工作流以保持最佳狀態(tài)。

Jones稱，首席信息官們肯定看到了日前增強的協(xié)作能力已經(jīng)成為了將個人生產(chǎn)力工具遷至云上的主要賣點。他們還看到，云正具有更為合理的費效比，正變得更易于管理。同時升級不再需要公司的IT員工操心，而是由廠商負責處理。越來越多的移動設(shè)備能夠訪問也是云的一個優(yōu)勢。

需要考慮的風險

這些云應(yīng)用也存在崩潰的可能和一些限制。Forrester分析師TJ Keitt稱：“它們并不適合所有的人。”

例如，那些創(chuàng)建了大量宏的和在復雜方程式中創(chuàng)建大量單元格的Excel高級用戶將會發(fā)現(xiàn)當切換至基于云的電子表格時，那些復雜的宏的功能將會下降。

其他的一些觀察人士也得出了相似的結(jié)論，即基于Web的PowerPoint 和 Excel替代方案在功能上無法與本地應(yīng)用媲美。

總部位于美國馬薩諸塞州安多弗市的Enterasys網(wǎng)絡(luò)公司為我們提供了一些借鑒經(jīng)驗。

公司的首席信息官Dan Pelton稱，公司在2003年將其客戶關(guān)系管理(CRM)系統(tǒng)遷移至基于云的Salesforce.com上，因此他們被公認為是最早具備云意識的公司。目前公司正在為其1100名員工將本地的微軟Exchange電子郵件系統(tǒng)更換為谷歌的電子郵件和日程應(yīng)用。他稱，與微軟的Exchange相比，谷歌的產(chǎn)品在價格上要便宜35%，并且提供更多的升級服務(wù)——包括讓員工熟練使用基于云的新電子郵件應(yīng)用所需要的培訓與指導。

盡管積累了許多積極的經(jīng)驗，但是Enterasys網(wǎng)絡(luò)公司的Pelton稱他并不認為基于云的員工生產(chǎn)力應(yīng)用在功能上能夠與本地的微軟應(yīng)用相媲美。

“我們并不認為它們能夠徹底的取代微軟Office，尤其是當遇到財務(wù)上經(jīng)常使用的復雜電子表格時。我們也是一家對PowerPoint依賴嚴重的公司，因此這也成為了阻礙員工向云遷移的阻力。文檔、電子表格和幻燈片，員工們都表示他們不能放棄這些。因此我們也不想挑戰(zhàn)這一現(xiàn)狀，所以我們也同時保留了它們。”

洛杉磯的Levin稱，對于許多員工來說，用戶接受程度也是一個問題。盡管她承認這與云無關(guān)，而是與從一個廠商的產(chǎn)品調(diào)整至另一個廠商的產(chǎn)品有關(guān)。大多數(shù)云產(chǎn)品都會頻繁地進行升級和調(diào)整，雖然這些都是自動進行的，但是也會讓用戶感到很不滿意。

Levin還表示，雖然部分用戶擔心云的安全和隱私問題，但是她發(fā)現(xiàn)與任何一家單個公司相比，大型云提供商能夠提供更多安全專家和安全功能。

不要徹底地遷移至云上

Pelton認為，他的公司在某一天將會徹底轉(zhuǎn)到云上。員工將能夠訪問基于云的替代產(chǎn)品，因為谷歌的Docs能夠滿足大部分需求，并允許進行協(xié)作，這只是一個時間問題。

Pelton稱，他認為云的優(yōu)勢，再加上基于Web的生產(chǎn)力與協(xié)作工具的提升將成為所有個人生產(chǎn)力工具遷移至云上的決定性因素。

Levin稱，通過全面部署Gmail，越來越多的員工開始使用云套件中的谷歌Docs等其它應(yīng)用，尋找云計算長期以來一直承諾的生產(chǎn)力優(yōu)勢。不過，她并沒有將洛杉磯市政府的所有應(yīng)用都遷移至云上，因為許多員工拒絕向云上遷移，原因是大部分員工并不熟悉谷歌的產(chǎn)品以及部分員工實際上需要使用目前微軟產(chǎn)品所提供的功能。

“我不認為我們會永遠的拋棄微軟的本地產(chǎn)品。在這一點上，我們將會被動的接受。”

　　對于小型商家

Randy Parker是俄克拉何馬州艾達市LegalShield法律服務(wù)保障公司的一名代理商。在幾名同行的推薦下，Randy Parker在六個月前開始使用Zoho提供的基于云的CRM組件。這一嘗試給他留下了深刻的印象，為此他決定使用Zoho做電子郵件、日程安排和文字處理工作。

Parker居住在加州松湖。他稱他每月需要為他獲得的服務(wù)交納12美元，這讓他印象深刻。這樣一來他和他的同事能夠訪問來自任何一臺電腦上的文檔。他稱，云應(yīng)用的速度看起來就和本地應(yīng)用一樣快。

不過，他也沒有放棄使用本地的微軟應(yīng)用。

他稱，他目前仍然在使用微軟的Word，尤其是當他想為客戶精心準備或制作一些印象深刻的宣傳單時。Parker 稱：“我已經(jīng)知道如何使用Word做這些工作。我不想再花時間學習如何使用Zoho做這些工作。”隨著轉(zhuǎn)向云廠商，公司必須要解決員工們的培訓問題。

他稱，他還會根據(jù)需要選擇使用哪個應(yīng)用，因為Zoho曾經(jīng)出現(xiàn)過一次故障，導致他無法工作。

他稱：“雖然故障持續(xù)時間沒有超過24小時，但是故障發(fā)生在周五，當天我沒有辦法工作。這讓人非常惱火。我開始有了第二個想法。‘我真的希望讓別人來控制我的數(shù)據(jù)嗎?’”他還對Zoho排除故障的速度以及依然對故障時間進行計費感到不滿。

他也承認他對云的安全性感到擔憂。這是企業(yè)另一個普遍擔憂的問題。也分析師和一些其他IT主管一樣，他認為，即便沒有超過，云廠商也提供了與IT部門管理的本地應(yīng)用相同的安全性。

或許這些擔憂并不能阻礙Parker使用云計算。Parker稱：“我對云計算感覺不錯。出故障的風險非常小，尤其在你在考慮所有的優(yōu)勢時。”

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